Potrącenie kary umownej #273

Grafika, którą widzisz niżej pokazuje procedurę potrącenia wynikającą z przepisów (art. 498 k.c.). Generalnie – jest to bezpieczne rozwiązanie. Zachowując tę procedurę możesz spać spokojnie co do skuteczności potrącenia.

Opis procedury

1. Na budowie zdarza się rzecz, z którą umowa wiąże obowiązek zapłaty kary umownej.
2. Wzywasz kontrahenta do zapłaty. Wskazujesz (1) jakiej kary i (2) w jakiej kwocie oczekujesz oraz (3) kiedy chcesz zobaczyć ją na swoim koncie bankowym.
3. Czekasz na upływ wyznaczonego terminu. Zapłata powinna nastąpić niezwłocznie. Nie, nie ma tu uniwersalnej liczby dni, ale w obrocie B2B przyjmując 7 zazwyczaj trafisz.
4. Jeżeli mija niezwłoczny termin zapłaty, a Ty wciąż nie otrzymujesz pieniędzy przechodzisz do następnego kroku. Wysyłasz do kontrahenta oświadczenie o potrąceniu kary z jego należnościami (w budownictwie będzie to najczęściej wynagrodzenie). Przydatna rzecz – nie musi to być kwota wynagrodzenia już wymagalna do zapłaty, ani nawet wyfakturowana czy przerobiona fizycznie w robotach.
5. Kiedy oświadczenie o potrąceniu dotrze do kontrahenta kara umowna i jego pieniądze wzajemnie się skasują.

Kilka uwag praktycznych

Potrącenie umowne

W umowach regularnie spotkasz ogólnikowe klauzule mówiąc o tym, że wykonawca wyraża zgodę na potrącenia. Kropka.

Później takie sformułowania bywają wyciągane jako blankietowa zgoda na kasowanie wynagrodzenia bez zachowania jakiejkolwiek specjalnych kroków.

Problem w tym, że możesz trafić do sądu, który uzna jak Sąd Najwyższy w jednym ze swoich wyroków, że ze względu na ochronę strony płacącej takie wyrzucenie całej procedury za okno nie może być dokonane enigmatycznym zapiskiem w umowie.

Jeżeli już chcesz szukać umownego uelastycznienia schematu, który pokazałem wyżej możesz pomyśleć o wpisaniu w kontrakcie sztywnego terminu zapłaty kar. Wtedy automatycznie będzie następował obowiązek ich zapłaty, bez konieczności wysyłania odrębnego wezwania do zapłaty. ALE ma to też swoje minusy. Automatycznie będzie powstawało zobowiązanie kontrahenta wobec Ciebie a to jest coś, o czym warto uprzedzić księgowość.

Potrąceniowe 2 w 1

Chcąc jak najszybciej potrącić kary firmy czasami dokonują kumulacji. W jednym piśmie wzywają do zapłaty kar i jednocześnie wskazują, że potrącają je z pieniędzmi kontrahenta. To błąd. Wezwanie do zapłaty kar i ich potrącenie do dwa odrębne kroki.

Pilnuj tej odrębności. Nie dlatego, żeby zaplusować znajomością prawniczych niuansów. Dlatego, że oświadczenie o potrąceniu kar złożone kiedy nie upłynął jeszcze termin ich zapłaty:

1. nie wywoła skutku od razu,
2. nie wywoła skutku też później, z automatu, kiedy upłynie już termin zapłaty kar.

W takim scenariuszu przedwczesnego oświadczenia o potrąceniu samo złożenie oświadczenia po prostu trzeba będzie powtórzyć.

Potrącająca księgowa

Wróćmy jeszcze na chwilę do księgowości.

Wysyłanie kompensat to ich rola. Dokument kompensaty może zostać uznany za oświadczenie o potrąceniu. Jednak potrzebny jest do tego podpis właściwego człowieka. Takiego, który może w imieniu danej firmy czy zamawiającego złożyć oświadczenie o potrąceniu.

Księgowa wcale nie musi być taką osobą.