Dziennik budowy nie jest dokumentem urzędowym

Żeby jakiś dokument otrzymał łatkę „urzędowy” w kontekście procesu sądowego na linii inwestor-wykonawca (a tego właśnie kontekstu dotyczy ten tekst) musi wpisać się w wymogi określone w przepisach k.p.c. A z wpisywaniem się dziennika budowy w owe wymogi jest jak z rzetelnym umieszczaniem wpisów w dzienniku na bieżąco przy realizacji inwestycji – nieszczególnie.

Dziennik budowy w orzecznictwie sądowym

Zasięgnijmy języka w najwyższych szarżach sądowych, żeby wyjaśnić ich podejście do (nie)urzędowości dziennika.

1. Sąd Najwyższy:

• dziennik nie ma cech dokumentu urzędowego (zarówno w świetle art. 244 k.p.c. jak i art. 76 § 1 k.p.a.) i brakuje mu mocy takiego papieru
• wpisują się w nim osoby, które co do zasady nie wykonują zadań z zakresu prawa publicznego
• nawet wpisy pracowników organów nadzoru budowlanego i innych organów uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów na budowie nie mogą być traktowane jako dokument urzędowy
• urzędowy charakter dziennik ma jedynie w tym znaczeniu, że właściwy organ wydaje inwestorowi odpowiednio przygotowany i sformalizowany wzorzec tego dokumentu
• te elementy decydują łącznie o tym, że na sali sądowej dziennik jest tylko dokumentem prywatnym – dowodzi, że osoba, która umieściła tam wpis, złożyła takie właśnie oświadczenie

2. Naczelny Sąd Administracyjny

• dziennik budowy to jedynie dokumenty prywatny, który musi odpowiadać określonym przepisami wymogom,
• „urzędowości” nie można przypisać dziennikowi w świetle k.p.a. czy ordynacji podatkowej
• tak, jest art. 45 ust. 1 Prawa budowlanego, w którym zapisano, że dziennik budowy „stanowi dokument urzędowy” – nie podano jednak jaki organ publiczny czy inny dokument ten sporządza i zamieszcza w nim określone stwierdzenia w takim celu, aby nadać temu dokumentowi szczególną moc dowodową, jaka charakteryzuje dokumenty urzędowe,
• w randze przepisów wykonawczych określono tylko formularz dziennika budowy, który inwestor ma obowiązek nabyć,
• to co znajdzie się między okładkami jest kwestią przebiegu inwestycji i osób takich jak inspektor nadzoru inwestorskiego, projektant czy kierownik budowy bądź robót budowlanych, czyli osób które nie działają jako osoby publiczne w rozumieniu art. 76 § 1 lub 2 k.p.a., lecz w związku z prywatną budową prowadzoną przez inwestora
• SN ma rację co do tego, że nawet wpisy osób wykonujących czynności kontrolne w imieniu organów (np. pracownicy organów nadzoru budowlanego) nie mogą być traktowane jako dokument urzędowy

Skutki braku „urzędowości” dziennika

Dlaczego nie warto obrażać się na takie podejście do urzędowości dziennika? Ponieważ przyjmowane jest ono w kontekście sali sądowej i przedstawianych w niej dowodów. A w obrębie ścian tej sali brak charakteru urzędowego dziennika nie jest wcale taki zły.

Z dokumentem urzędowym trudniej się bowiem kłócić, niż z prywatnym. Widać to chociażby na przykładzie wyroku NSA, z którego zaczerpnąłem opis wyżej. Znalazło się w nim takie zdanie:

„Reasumując, trafnie przyjął sąd I instancji, że wpisy do dziennika budowy co do daty wykonania danej roboty są tylko hipotezą, która na ogólnych zasadach podlega weryfikacji.”

Można przełożyć to na sytuację firmy pracującej na placu budowy, która z dziennika dowiedziałaby się, że swoje roboty zakończyła w dacie zdecydowanie późniejszej, niż w rzeczywistości. Algorytm kar umownych wyrzuca kwotę z uwzględnieniem daty z dziennika a firma musi stanąć w szranki z faktem wskazanym w dokumencie urzędowym.

Dlatego ma swoje niezaprzeczalne plusy podejście, które jedne z sądów apelacyjnych ujął w krótkim:

„Dziennik budowy, choć ma bardzo ważne znaczenie dokumentacyjne w procesie budowlanym, nie jest dokumentem urzędowym tylko prywatnym.”

Rola dziennika budowy w dokumentowaniu robót

Skoro już zapuściłem się głęboko na terytorium kart stron dziennika dodam kolejną myśl z wyroku sądowego, z którym się zgadzam:

Żeby nie doprowadzić do zmiany dziennika w księgę życzeń i zażaleń trzymajmy się praktyki dokumentowania w nim wątków z szerokiego pola „inżynierskiej” strony procesu budowlanego. Wzajemne animozje co do tego, co, kto, komu i kiedy zrobił mają swoje miejsce w korespondencji wymienianej przez strony.

Odmienne podejście sądów

Z kronikarskiej rzetelności podkreślę, że na wokandach można usłyszeć odmienne podejście. Za dokument urzędowy w świeższych wyrokach uznały dziennik budowy chociażby białostocki i krakowski sąd apelacyjny. Ocena tego pierwszego ma szczególny wymiar praktyczny, ponieważ padła w kontekście rozbieżności pomiędzy dziennikiem budowy a protokołem zdawczo-odbiorczym.

Orzeczenia, na podstawie których przygotowałem tekst:

1. post. SN z 15.05.2020 r., IV CSK 657/19
2. wyr. NSA z 26.11.2018 r., II FSK 2271/18
3. wyr. SA w Katowicach z 13.05.2017 r., I ACa 30/17
4. wyr. SA w Lublinie z 30.07.2021 r., I AGa 96/20
5. wyr. SA w Białymstoku z 26.08.2016 r., I ACa 265/16
6. wyr. SA w Krakowie z 25.02.2019 r., I AGa 350/18